Rechnungen & Steuern

Für die Nutzung der Toolbox werden automatisch Rechnungen über die gebuchten Module und Erweiterungen erstellt. Diese Rechnungen liegen im PDF-Format vor und sind in der Toolbox unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ jederzeit abrufbar. Sie erfüllen alle formellen und rechtlichen Anforderungen der deutschen Steuerbehörden an eine korrekte Rechnung.

Abrechnungszeitraum

Toolbox-Rechnungen werden am ersten Tag des Monats automatisch mit den gebuchten Modulen und Erweiterungen für den jeweiligen Monat erstellt und in deinen Account eingestellt.

Werden während eines Monats Module hinzugebucht oder ein neuer Toolbox-Account angelegt, so werden die restlichen Tage des laufenden Monats nur anteilig berechnet.

Zahlweise

Zur Zahlung der Toolbox-Rechnungen stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Verfügung:

  • SEPA-Lastschrift
  • Kreditkarte

Bei beiden Verfahren werden die offenen Beträge automatisch über das angegeben Konto beziehungsweise die angegebenen Kreditkarte beglichen. Die so bezahlten Rechnungen werden in der Rechnungsübersicht der Toolbox als bezahlt markiert.

Kreditkartendaten werden ausschliesslich von unserem Abrechnungspartner Stripe verwaltet und vorgehalten. Wir selber haben keinen Zugriff auf die Kreditkarteninformationen.

Eine Zahlung auf Rechnung bedeutet für uns einen deutlich höheren, manuellen Aufwand in der Abwicklung. Daher können wir die Zahlung auf Rechnung nur anbieten, wenn entweder bei monatlicher Rechnungsstellung alle Module gebucht werden oder eine Jahresrechnung im Voraus erstellt und beglichen wird. Bitte setze dich dafür mit unserem Support in Verbindung.

Währung

Alle Rechnungen werden in Euro erstellt.

Eine Rechnungsstellung in US-Dollar, Britischen Pfund, Schweizer Franken und Japanischen Yen ist im Zuge des Enterprise-Programms möglich.

Rabatte

Bei SISTRIX bezahlen alle Kunden den gleichen Preis für die gleiche Leistung. Unser Ziel ist es, die bestmögliche Software für jeden Kunden erschwinglich zu machen. Daher behandeln wir alle Kunden gleich – du zahlst für die gleiche Leistung den gleichen Preis, den auch jeder andere Kunde zahlt.

Buchst du drei Module, gewähren wir automatisch 25 Euro Rabatt auf den Rechnungsbetrag. Bei vier Modulen bereits 50 Euro und bei allen fünf Modulen ganze 100 Euro Rabatt.

Berechnung von Umsatzsteuer

  • Kunden aus Deutschland werden 19% Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diese kann selbstverständlich als Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden.
  • Kunden aus der Europäischen Union, die eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer bei Buchung der Toolbox angeben, erhalten Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren. Für bereits ausgestellte Rechnungen kann rückwirkend keine Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben werden – dies ist nur für künftige Rechnungen möglich.
  • Kunden aus dem restlichen Ausland erhalten Rechnungen ohne die deutsche Umsatzsteuer. In manchen Fällen benötigen wir einen Nachweis über den Unternehmenssitz.

Änderung der Rechnungsanschrift

Die Rechnungsanschrift kannst du selber in der Toolbox ändern. Klicke auf der Seite Rechnungen dafür in der Box „Rechnungsdaten“ auf den Button „Rechnungsdaten ändern“. Änderungen werden sofort übernommen und für alle künftig ausgestellten Rechnungen beachtet.

Möchtest du Änderungen am Rechnungsempfänger (also der ersten Zeile der Rechnungsanschrift) vornehmen, kontaktiere bitte unseren Support, so dass wir die Änderungen gemeinsam vornehmen können.

Nachträgliche Änderung von Rechnungen

Die automatisch erstellten Rechnungen der Toolbox erfüllen alle formellen und rechtlichen Anforderungen an eine korrekte Rechnung. Wenn dir nach Erstellung einer Rechnung auffällt, dass du uns eine Adress- oder Empfängeränderung nicht mitgeteilt hast, gibt es Möglichkeiten, diese nachträglich zu ändern. Allerdings ist diese Änderung sowohl für uns als auch für dich mit einem erhöhten Aufwand verbunden.

Solange eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, ist eine nachträgliche Änderung unter Umständen möglich. Rechnungen werden vollautomatisch zum Monatsbeginn oder sofort nach der Buchung eines weiteren Moduls erstellt. Der Lastschrifteinzug erfolgt innerhalb einer Kalenderwoche, die Belastung der Kreditkarte innerhalb von 24 Stunden.

Soll eine Rechnung geändert werden, die bereits bezahlt wurde, müssen wir die Änderung bei Prüfungen gegenüber dem Finanzamt plausibel und nachvollziehbar erläutern können. In diesem Fall brauchen wir von dir ein postalisches Schreiben per Briefpost auf deinem Firmenbriefpapier. In diesem muss erläutert werden, dass die Rechnungen geändert werden sollen und wieso die Änderung erfolgt. Zusätzlich müssen die Originalrechnungen ebenfalls per Post eingesendet werden. Wir nehmen die gewünschten Adressänderungen dann handschriftlich auf den Rechnungen vor und senden sie dir zurück. Die Korrespondenz nehmen wir zu unseren Unterlagen.

Häufige Fragen zu Rechnungen

Ich habe vergessen meine Ust-ID anzugeben. Kann ich die Umsatzsteuer rückwirkend erstattet bekommen?

Wenn Dir nach Zahlung der Rechnung auffällt, dass Umsatzsteuer in Deiner Rechnung enthalten ist, obwohl Deine Firma von der Umsatzsteuer befreit ist, können wir die Umsatzsteuer leider nicht rückwirkend erstatten. Bitte trage Deine Umsatzsteuer-ID in der Toolbox nach, so dass alle künftigen Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt werden.

Wo kann ich meine Rechnungen einsehen?

Du findest die Rechnungen für deine SISTRIX Toolbox unter Mein Account > Rechnungen. Dort kannst du jederzeit alle Rechnungen einsehen und als PDF-Datei herunterladen.

Die neuen Monatsrechnungen werden dort zum Monatsanfang hinterlegt. Wenn Module/Upgrades innerhalb eines Monats hinzugebucht werden, erstellen wir die Rechnungen direkt und hinterlegen sie ebenfalls dort.

Kann ich meine Rechnung per E-Mail oder Post erhalten?

Ja, natürlich, das ist kein Problem.

Den automatisierten Rechnungsversand per E-Mail oder Post kannst du direkt in deinem Account vornehmen. Die Einstellungen hierzu findest du unter "Mein Account" -> "Rechnungen"  in der Box "Rechnungszustellung".

Über den Button "Rechnungszustellung einrichten" kannst du auswählen, ob wir dir die Rechnungen elektronisch oder auf dem Postweg übermitteln sollen. Gibst du für den elektronischen Rechnungsversand keine E-Mailadresse an, werden die Rechnungen automatisch an das Hauptprofil des Accounts versandt.  Hast du den automatischen Rechnungsversand aktiviert, werden dir die Rechnungen ab dem kommenden Monat, immer in der ersten Monatswoche, auf dem gewünschten Weg zugesandt.