Rechnungen & Steuern

Für die Nutzung der Toolbox werden automatisch Rechnungen über die gebuchten Pakete und Erweiterungen erstellt. Diese Rechnungen liegen im PDF-Format vor und sind in der Toolbox unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ jederzeit abrufbar. Sie erfüllen alle formellen und rechtlichen Anforderungen der deutschen Steuerbehörden an eine korrekte Rechnung.

Abrechnungszeitraum

Toolbox-Rechnungen werden am ersten Tag des Abrechnungszeitraums automatisch mit den gebuchten Paketen und Erweiterungen für den jeweiligen Monat erstellt und in deinen Account eingestellt.

Upgrades werden sofort umgesetzt, Downgrades und Kündigungen am Ende des Abrechnungszeitraums.

Zahlweise

Zur Zahlung der Toolbox-Rechnungen stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Verfügung:

  • SEPA-Lastschrift
  • Kreditkarte

Bei beiden Verfahren werden die offenen Beträge automatisch über das angegeben Konto beziehungsweise die angegebenen Kreditkarte beglichen. Die so bezahlten Rechnungen werden in der Rechnungsübersicht der Toolbox als bezahlt markiert.

Kreditkartendaten werden ausschliesslich von unserem Abrechnungspartner Stripe verwaltet und vorgehalten. Wir selber haben keinen Zugriff auf die Kreditkarteninformationen.

Wir sind bestrebt, unseren Kunden die beste Software zum besten Preis anbieten zu können. Um das zu erreichen, müssen wir viele Abläufe standardisieren. Eine Zahlung auf Rechnung bedeutet für uns einen deutlich höheren, manuellen Aufwand in der Abwicklung. Daher können wir sie nur in Verbindung mit einem Jahres- oder Enterprise-Vertrag anbieten. 

Bitte kontaktiere unser Support-Team für weitere Informationen.

Währung

Alle Rechnungen werden in Euro erstellt.

Eine Rechnungsstellung in US-Dollar, Britischen Pfund, Schweizer Franken und Japanischen Yen ist im Zuge des Enterprise-Programms möglich.

Rabatte

Bei SISTRIX bezahlen alle Kunden den gleichen Preis für die gleiche Leistung. Unser Ziel ist es, die bestmögliche Software für jeden Kunden erschwinglich zu machen. Daher behandeln wir alle Kunden gleich – du zahlst für die gleiche Leistung den gleichen Preis, den auch jeder andere Kunde zahlt.

Berechnung von Umsatzsteuer

Als Unternehmen mit einem Firmensitz in Deutschland, gelten für uns die folgenden Regelungen zur Berechnung von Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer:

  • Kunden aus Deutschland werden 19% Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diese kann selbstverständlich als Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden.
  • Kunden aus der Europäischen Union, die eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer bei Buchung der Toolbox angeben, erhalten Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren. Für bereits ausgestellte Rechnungen kann rückwirkend keine Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben werden – dies ist nur für künftige Rechnungen möglich.
  • Kunden aus dem restlichen Ausland erhalten Rechnungen ohne die deutsche Umsatzsteuer. In manchen Fällen benötigen wir einen Nachweis über den Unternehmenssitz.

Änderung der Rechnungsanschrift

Die Rechnungsanschrift kannst du selber in der Toolbox ändern. Klicke auf der Seite Rechnungen dafür in der Box „Rechnungsdaten“ auf den Button „Rechnungsdaten ändern“. Änderungen werden sofort übernommen und für alle künftig ausgestellten Rechnungen beachtet.

Möchtest du Änderungen am Rechnungsempfänger (also der ersten Zeile der Rechnungsanschrift) vornehmen, kontaktiere bitte unseren Support, so dass wir die Änderungen gemeinsam vornehmen können.

Nachträgliche Änderung von Rechnungen

Die automatisch erstellten Rechnungen der Toolbox erfüllen alle formellen und rechtlichen Anforderungen an eine korrekte Rechnung. Wenn dir nach Erstellung einer Rechnung auffällt, dass du uns eine Adress- oder Empfängeränderung nicht mitgeteilt hast, gibt es Möglichkeiten, diese nachträglich zu ändern. Allerdings ist diese Änderung sowohl für uns als auch für dich mit einem erhöhten Aufwand verbunden.

Solange eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, ist eine nachträgliche Änderung unter Umständen möglich. Setze dich dafür bitte mit unserem Support in Verbindung. Rechnungen werden vollautomatisch zum Monatsbeginn oder sofort nach der Buchung eines weiteren Moduls erstellt. Der Lastschrifteinzug erfolgt innerhalb einer Kalenderwoche, die Belastung der Kreditkarte innerhalb von 24 Stunden nach Erstellung der jeweiligen Rechnung.

Soll eine Rechnung geändert werden, die bereits bezahlt wurde, müssen wir die Änderung bei Prüfungen gegenüber dem Finanzamt plausibel und nachvollziehbar erläutern können. In diesem Fall brauchen wir von dir ein postalisches Schreiben per Briefpost auf deinem Firmenbriefpapier. In diesem muss erläutert werden, dass die Rechnungen geändert werden sollen und wieso die Änderung erfolgt. Zusätzlich müssen die Originalrechnungen ebenfalls per Post eingesendet werden. Wir nehmen die gewünschten Adressänderungen dann handschriftlich auf den Rechnungen vor und senden sie dir zurück. Die Korrespondenz nehmen wir zu unseren Unterlagen.

Bereitstellung elektronischer Rechnungen

Die von SISTRIX erstellten Rechnungen enthalten seit dem 03.12.2024 in der PDF-Datei eine maschinenlesbare XML-Version der Rechnungsinformationen im ZUGFeRD-Format. Die Rechnungen erfüllen damit die Anforderungen des seit Anfang 2025 gültigen Wachstumschancengesetzes.

Häufige Fragen zu Rechnungen

Wie kann ich meine Rechnungsdaten ändern?

Deine Rechnungsdaten kannst du auf dieser Seite in der Box "Rechnungsdaten" anpassen:
https://app.sistrix.com/account/invoices

Solltest du eine Änderung der Firmierenden umsetzen wollen, lass uns dazu bitte eine kurze Nachricht da.

Kann ich meine Rechnung per E-Mail oder Post erhalten?

Ja, natürlich, das ist kein Problem.

Den automatisierten Rechnungsversand per E-Mail oder Post kannst du direkt in deinem Account vornehmen. Die Einstellungen hierzu findest du unter "Mein Account" -> "Rechnungen"  in der Box "Rechnungszustellung".

Über den Button "Rechnungszustellung einrichten" kannst du auswählen, ob wir dir die Rechnungen elektronisch oder auf dem Postweg übermitteln sollen. Gibst du für den elektronischen Rechnungsversand keine E-Mailadresse an, werden die Rechnungen automatisch an das Hauptprofil des Accounts versandt.  Hast du den automatischen Rechnungsversand aktiviert, werden dir die Rechnungen ab dem kommenden Monat, immer in der ersten Monatswoche, auf dem gewünschten Weg zugesandt.

Wo kann ich meine Rechnungen einsehen?

Du findest die Rechnungen für deine SISTRIX Toolbox unter Mein Account > Rechnungen. Dort kannst du jederzeit alle Rechnungen einsehen und als PDF-Datei herunterladen.

Die neuen Monatsrechnungen werden dort zum Monatsanfang hinterlegt. Wenn Module/Upgrades innerhalb eines Monats hinzugebucht werden, erstellen wir die Rechnungen direkt und hinterlegen sie ebenfalls dort.

Welche Art von Zugängen gibt bei SISTRIX?

Bei SISTRIX gibt es neben den Profilen noch weitere Möglichkeiten, Mitarbeitern, Dienstleistern oder Kunden Einsicht in verschiedene Teile der Software zu geben.

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Wie kann ich den Admin ändern?

Der Admin ist das Profil, das bei der Accounterstellung automatisch angelegt wird. Es repräsentiert den Haupt-User des Accounts und damit auch unseren Ansprechpartner.

Das Hauptprofil selbst kann nicht gelöscht werden.
Ändern sich jedoch die Daten zum hinterlegten Haupt-Ansprechpartner, kannst du diese jederzeit in deinem Toolbox-Account unter "Benutzerverwaltung" anpassen. Neben einer simplen Änderung der Daten ist es zudem möglich, die Admin-Rolle auf eines der anderen Profile zu übertragen. Hierzu rufst du dir die Detailansicht des gewünschten Profils auf und klickst dann auf "Übertrage Admin-Rolle auf Nutzer"

Bitte beachte: Toolbox-Accounts in denen generische- oder Freemailadressen verwendet werden, sind automatisch nur mit einem Profil nutzbar. Mehr Informationen dazu findest du hier.

Wie kann ich für Profile eigene Passwörter vergeben?

Für deinen Account stehen dir je nach Paket bis zu 12 kostenlose Profile zur Verfügung, mit denen Personen deiner Firma gleichzeitig in SISTRIX arbeiten können. In den Paketen PLUS und PROFESSIONAL verwenden alle Profile das gleiche Passwort.

Im Paket PREMIUM können einzelne Profile auch individuelle Passwörter erhalten. Um ein Passwort zu vergeben, öffne die Benutzerverwaltung deines Accounts und klicke hinter dem gewünschten Profil auf "bearbeiten". Falls du darüber hinaus Bedarf an einem umfassenden Nutzer- und Rechtemanagement hast, bieten wir das in dem Enterprise-Programm für SISTRIX. Bitte nimm mit uns Kontakt auf und wir erläutern dir gerne die Optionen.

Weitere Informationen zu den Profilen in SISTRIX findest du in diesem Artikel: Profile – Nutzerverwaltung in der SISTRIX Toolbox

Wann wird auf den Rechnungen Umsatzsteuer berechnet?

Der Firmensitz der SISTRIX GmbH liegt in Deutschland. Daraus ergibt sich für die Berechnung von Umsatzsteuer:

  • Kunden aus Deutschland wird die Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Sie kann selbstverständlich als Vorsteuer geltend gemacht werden.
  • Kunden aus dem EU-Ausland, die eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer bei Buchung der Toolbox angeben, erhalten Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren. Für einmal ausgestellte Rechnungen kann rückwirkend keine Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben werden - dies ist nur für künftige Rechnungen möglich.
  • Kunden aus dem restlichen Ausland erhalten Rechnungen ohne die deutsche Umsatzsteuer. Im Zweifel benötigen wir einen Unternehmensnachweis.

Wie können die Toolbox-Rechnungen bezahlt werden?

Zur Zahlung der Toolbox-Rechnungen stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Verfügung:

  1. SEPA-Lastschrift
  2. Kreditkarte

Bei beiden Verfahren werden die offenen Beträge automatisch vom angegeben Konto/der angegebenen Kreditkarte eingezogen. Die so bezahlten Rechnungen werden in der Rechnungsübersicht der Toolbox dann als bezahlt markiert.

Im Rahmen der Enterprise-Betreuung großer Unternehmen bieten wir diesen alternativ die Begleichung der Rechnungen durch Überweisung an. Nähere Informationen dazu können unter enterprise@sistrix.com erfragt werden.

Ist der Testaccount kostenlos?

Du kannst SISTRIX zwei Wochen vollkommen kostenlos und unverbindlich testen. Der Testaccount wandelt sich nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag, sondern läuft nach den vierzehn Tagen von alleine aus. Um ihn zu einem regulären, bezahlten Account zu wandeln, musst du SISTRIX aktiv buchen und dafür deine Rechnungs- und Zahlungsinformationen eingeben.

Den kostenlosen Testaccount kannst du einmalig in Anspruch nehmen. Wenn nach dem Ende des Testaccounts oder zu einem späteren Zeitpunkt noch Fragen offen sind, melde dich bei uns und wir werden alle offenen Themen gemeinsam klären, so dass du eine informierte Entscheidung treffen kannst.

Wir sind überzeugt davon, dass SISTRIX dir hilft, in der Plattformwelt von Google, Amazon und Co. bestehen zu können. Um deinen Einstieg in SISTRIX zu erleichtern, senden wir dir während des kostenlosen Testzeitraums E-Mails mit Hinweisen und Anleitungen für die ersten Schritte und bieten dir eine individuelle, telefonische Demonstration der Software an. Auch erhältst du unseren SISTRIX SEO-Newsletter mit den neuesten Informationen zu Google-Updates, interessanten Entwicklungen und SEO-Themen.

Den kostenlosen Test von SISTRIX kannst du jederzeit auch vor dem Ablauf des vierzehntägigen Testraums beenden. Sende dafür unserem Support eine formlose E-Mails unter Angabe der E-Mail-Adresse, mit der du dich für den Testaccount angemeldet hast.

Wie kann ich meinen gebuchten Tarif ändern?

Du kannst deinen gebuchten Tarif jederzeit ändern. Möchtest du zu einem höheren Tarif wechseln, tritt die Änderung sofort in Kraft. Wir berechnen ab dem Zeitpunkt der Änderung die Preise für den höheren Tarif und erstatten anteilig den nicht genutzten Zeitraum des alten Tarifs. Wechselst du zu einem kleineren Tarif, tritt die Änderung zum nächsten Abrechnungszeitraum in Kraft.